Czy niszczenie dokumentów w niszczarce jest w pełni bezpieczne?

Nowoczesne, rzetelne firmy oferujące niszczenie dokumentów dbają o bezpieczeństwo danych na każdym etapie realizacji usługi. Warto zdawać sobie sprawę, że w ramach pomocy specjalistów możemy skorzystać z dwóch wariantów niszczenia. Przepisy nie nakładają na nas konieczności korzystania z zewnętrznych usługodawców, dlatego mamy też opcję użycia biurowej niszczarki do dokumentów.

Nowoczesne niszczarki a bezpieczeństwo

Wraz z wejściem w życie RODO niektórzy przedsiębiorcy zaczęli zadawać sobie pytania, które dotąd nie zaprzątały im głowy. Wśród nich można znaleźć wiele niejasności związanych z procesem niszczenia dokumentów. Zapisy RODO jasno precyzują, że utylizacja akt uznawana jest za przetwarzanie danych osobowych. To oznacza, że konieczne jest zadbanie o to, żeby ten proces przebiegał w odpowiednich, w pełni bezpiecznych warunkach. Przedsiębiorca ma obowiązek samodzielnie oszacować ryzyko, a następnie podjąć decyzję odnośnie tego, jak zniszczyć akta.

Nowoczesne niszczarki, wychodząc naprzeciw współczesnym potrzebom przedsiębiorców, oferują coraz to bezpieczniejsze metody niszczenia dokumentów. W praktyce oznacza to, że takie urządzenia produkują ścinki bardzo wąskiej szerokości, które trudno jest złożyć w całość, żeby odszyfrować dane. Jeśli jednak zależy nam na tym, żeby całkowicie wyeliminować takie ryzyko, będzie trzeba zadbać również o utylizację ścinków. Taką opcję oferują firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów.

Niszczenie dokumentów przez profesjonalistów – jak to wygląda?

Najczęściej przedsiębiorstwa tego typu oferują dwa typy niszczenia akt:

• utylizacja w specjalnym obiekcie

W takim scenariuszu dokumentację przewozi się do specjalnej instalacji niszczącej, zlokalizowanym w budynku należącym do usługodawcy. Najpierw jednak klienta odwiedzają pracownicy, wyposażeni w specjalne pojemniki. To do nich wkłada się dokumenty, które następnie transportuje się do miejsca zniszczenia. W tym wariancie zazwyczaj klient ma do wyboru dwie opcje – albo pojemnik zostaje u niego pozostawiony i klient sam regularnie fo wypełnia, albo załadunek dokumentów następuje w obecności specjalistów, a akta następnie są zabierane.

• utylizacja w siedzibie klienta

Ta opcja pozwala usługobiorcy cieszyć się dużą wygodą i znaczną kontrolą na tym, jak przebiega proces niszczenia dokumentów. Pod siedzibę firmy przyjeżdża specjalny samochód i to w nim, a nie w zewnętrznym obiekcie znajduje się instalacja niszcząca. Następnie następuje oficjalne odebranie dokumentów od klienta i przeniesienie ich do pojazdu. Zanim rozpocznie się właściwy proces niszczenia, akt zostają opisane i zważone. Wszystkie te informacje zapisywane są w protokole ze zniszczenia. Następnie przeprowadza się niszczenie dokumentów, a klient otrzymuje stosowny certyfikat. Na tym jednak proces się nie kończy. Żeby zapewnić danym 100-procentowe bezpieczeństwo, śmieci powstałe wskutek niszczenia poddaje się dalszej utylizacji. Taką usługę oferuje m.in. firma EkoAkta. Więcej o opcji mobilnego niszczenia dokumentów można przeczytać tutaj: https://www.ekoakta.pl/uslugi/21,mobilne-niszczenie-dokumentow-w-siedzibie-klienta/

Jakie niszczenie dokumentów wybrać?

Jeśli zależy nam na czasie oraz bezpieczeństwie, dobrą opcją będzie wybór profesjonalistów. Warto zaznaczyć, że wariant polegający na mobilnym niszczeniu dokumentów w siedzibie klienta ma zaletę, która wiele firm może skłonić do skorzystania właśnie z tej usługi. Mowa o możliwości obserwacji niszczenia dokumentów przez zleceniodawcę. Obecność wybranego przedstawiciela podczas całego procesu dla niektórych firm może być bardzo kojąca.

Wybierając sposób niszczenia dokumentów firmowych, możemy kierować się różnymi kryteriami. Bezwzględnym priorytetem zawsze powinno być jednak bezpieczeństwo. Absolutnie nie warto dopuszczać się na tym polu zaniedbań, bo może to prowadzić do problemów prawnych oraz do konieczności zapłacenia wysokiej grzywny za nieprzestrzeganie zapisów RODO.