Wystarczy na chwilę zaprzestać stosowania procedur związanych z porządkowaniem akt, żeby archiwum straciło na swojej funkcjonalności. Dobrze uporządkowana dokumentacja jest kluczowa dla właściwego funkcjonowania przedsiębiorstwa, dlatego warto zwrócić uwagę na to, jak układamy akta pracownicze, podatkowe, faktury, umowy i inne.
Co różni archiwizację od zwykłego przechowywania dokumentów?
W potocznym dyskursie możemy spotkać się z pewnym dość powszechnym błędem. Polega on na tym, że archiwizację utożsamia się z przechowywaniem i stosuje się te słowa zamiennie. Archiwizacja to inaczej porządkowanie. Realizując taki proces, zwraca się uwagę na to, żeby archiwum było użyteczne i pracownicy firmy mogli bez problemu z niego korzystać. Przechowywanie natomiast wcale nie musi być uporządkowane.
Jeśli zależy nam na tym, żeby zadbać o bezpieczne przechowywanie dokumentów, skupimy się głównie na zabezpieczeniach fizycznych i logicznych. Takie rozwiązania sprzyjają ochronie danych osobowych, bo chronią akta przed dostępem nieupoważnionych osób. Należy pamiętać, że taka solidna, zgodna z wymogami RODO szafa może zawierać niezarchiwizowane dokumenty. Nowoczesne wyposażenie jedynie zabezpiecza, ale nie gwarantuje, że praca z dokumentacją będzie odbywać się sprawnie i nie będziemy mieć problemu ze znalezieniem interesujących nas akt. Na to pozwala dopiero archiwizacja.
Ta nieścisłość i zamienne stosowanie przechowywania z archiwizacją dokumentów może powodować wątpliwości, gdy będziemy poszukiwać profesjonalnej firmy oferującej takie usługi. Na ich stronach zazwyczaj rozróżnia się archiwizację od przechowywania. Jako klient, powinniśmy zdawać sobie sprawę z takich różnic, żeby w pełni świadomie wybrać wariant, którego rzeczywiście potrzebujemy.
Dlaczego archiwizacja jest tak ważna?
Samo przechowywanie to zdecydowanie za mało, żeby okiełznać zgromadzoną dokumentację. Brak określonych reguł, chaos i nieporządek niesie za sobą wiele negatywnych konsekwencji, spośród których najważniejsze to:
- Nieefektywna praca
Każdy, kto chociaż przez chwilę miał do czynienia z chaosem w dokumentacji wie, że takie środowisko nie sprzyja wydajności. Gdy pracownik nie może znaleźć akt, procesy się wydłużają i pojawia się ogólny nastrój irytacji. Warto wspomnieć również o tym, że brak archiwizacji dokumentów może rodzić również niepotrzebne spięcia na linii pracownik – klient. Jeśli wdroży się zasady profesjonalnej archiwizacji, ten problem znika. Dobrze skonstruowane archiwum powstaje z myślą o pracownikach. Z tego powodu dokumenty porządkuje się w taki sposób, żeby każda osoba, również taka, która do tej pory nie miała doświadczenia z archiwum, mogła się w nim odnaleźć.
- Ryzyko grzywny
Uporządkowane archiwum służy nie tylko lepszej organizacji pracy. Z jego pomocą można jasno określić, które dokumenty dalej musimy przechowywać, a które trzeba zutylizować. To ważne, bo jeśli w razie kontroli okaże się, że nie przestrzegamy wymaganych prawnie okresów przechowywania, mogą spotkać nas poważne problemy.
- Lepsza organizacja przestrzeni
Uporządkowane rzeczy zajmują mniej miejsca i dotyczy to również dokumentacji. Jeśli teczki, segregatory i pudełka, są zapełnione do połowy i w dodatku w niedbały sposób, marnujemy przestrzeń w swoim biurze. Proces archiwizacji dokumentów to uporządkowanie każdego typu akt i przyporządkowanie mu jasnego, stałego miejsca.
Jak zaplanować archiwizację dokumentów i czy takie porządkowanie możemy wykonać samodzielnie?
Jeśli zależy nam na porządnym archiwum, dobrym pomysłem będzie skorzystanie z usług profesjonalnego archiwisty. Samodzielne działania mają sens tylko, jeśli dysponujemy małą ilością akt. W przeciwnym razie porządkowanie zajmie nam dużo czasu i znacznie ucierpi na tym proces, którym regularnie zajmuje się oddelegowany do archiwizacji pracownik.
Profesjonalne porządkowanie dokumentów oferuje m.in. Rhenus https://www.rhenus-data.pl/pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/archiwizacja-dokumentow-i-akt/. Takie przedsiębiorstwa na początku precyzują kryteria, wydzielają kategorie, a następnie układają zgodnie z nimi akta. Aby ułatwić późniejsze użycie archiwum, specjaliści stosują specjalne oznaczenia. Oprócz precyzji zaletą takiego rozwiązania jest czas – profesjonalna archiwizacja przebiega sprawniej niż samodzielne próby porządkowania akt.
Tekst zewnętrzny, artykuł sponsorowany
Czytelniku pamiętaj:
Niniejszy artykuł ma wyłącznie charakter informacyjny i nie stanowi poradnika w rozumieniu prawa. Zawarte w nim treści mają na celu dostarczenie ogólnych informacji i nie mogą być traktowane jako fachowe porady lub opinie. Każdorazowo przed podejmowaniem jakichkolwiek działań na podstawie informacji zawartych w artykule, skonsultuj się ze specjalistami lub osobami posiadającymi odpowiednie uprawnienia. Autor artykułu oraz wydawca strony nie ponosi żadnej odpowiedzialności za ewentualne działania podejmowane na podstawie informacji zawartych w artykule.
